8 dicas importantes para a gestão da sua academia durante a pandemia

Por Ruy Lemos

Estamos vivendo uma pandemia e, com isso, vemos uma revolução nos mercados, nos negócios e nas pessoas. Não tenho dúvidas de que sairemos desse período difícil muito diferentes de como entramos. Nesse artigo quero te dar 8 dicas importantes para gestão da sua academia durante a pandemia.

Algumas mudanças serão positivas, espero que a maioria, e algumas não serão tão boas assim, só o tempo nos dirá como serão as relações trabalhistas, os novos mercados que irão emergir pós COVID-19, por isso, precisamos aguardar.

O fato é que serão mudanças, e como sabemos, mudar requer esforço, energia, vontade, conhecimento, atenção, foco, disciplina e por ai vai.

Teremos a necessidade de mudar, não será uma questão de querer e sim de precisar mudar, ou você muda ou seu negócio correrá um grande risco. Normalmente não gostamos de mudanças, isso é inerente ao ser humano, porém, nesse momento as mudanças ocorrerão de forma rápida e na sua grande parte sem o nosso controle.

Por todo esse cenário de incertezas é que venho aqui dar dicas importantes para que você proprietário de academia consiga, da melhor forma possível, manter seu negócio vivo durante essa crise sem precedentes:

1) Posicionamento da sua academia:

O posicionamento que você toma com sua empresa em uma situação adversa dessas reflete na sua marca, em como a comunidade, seus clientes, fornecedores e parceiros enxergarão seu negócio agora e no futuro. Portanto é muito importante sua academia se posicionar de forma humana e amigável agora.

Pois isso fará com que as pessoas olhem seu negócio com bons olhos. Seguem algumas dicas práticas:

1. Coloque as pessoas e a vida humana na frente, priorize cuidar da sua base (colaboradores e clientes).
2. Faça comunicados oficiais em redes sociais e por e-mail, falando todas as medidas que vai tomar para o momento, as que atendem internamente (colaboradores) e também externamente (clientes, fornecedores e parceiros). Fale dos fatos no comunicado.
3. Crie canais de comunicação dos seus clientes com sua empresa, divulgue bem esses canais.
4. Mostre que sua empresa está atenta a todas as novidades sobre a situação, fique atento a todas as notícias que impactam as pessoas e o seu negócio. Esclareça possíveis interpretações equivocadas.

2) Cuide dos seus colaboradores:

Seus colaboradores são os maiores ativos que você tem, chegou o momento de ver quem está com você, uma boa liderança faz toda diferença nesse momento. Com certeza os colaboradores que foram bem conduzidos por um verdadeiro líder estarão mais dispostos a cooperar.

Olhe algumas dicas práticas:

1. Ajuste a melhor forma de coloca-los em casa, busque informação jurídica de qualidade e faça sua melhor escolha. Caso tenha que fazer escolhas difíceis, como demissões por exemplo, faça isso de maneira humana, explicando seu cenário, mostrando números e deixando a porta aberta para um possível retorno se for o caso.

2. Procure saber também dos colaboradores que você optou por colocar em férias, esse contato é importante, pois vivemos uma tempo de dificuldades e isolamento e receber carinho se faz necessário.

3. Mantenha contato pelo menos duas vezes por semana com o time que vai ficar para trabalhar. Essa reunião deve ser, tanto para saber como estão as coisas na casa e na vida do colaborador quanto para alinhar ações de trabalho mesmo.

4. Trate sempre caso a caso quando precisar fazer algum ajuste de carga horária ou redução de salário, falar sempre em reuniões individuais.

5. Mostre para os seus colaboradores o seu protagonismo nesse momento e como uma empresa é um organismo sistêmico, onde um precisa do outro para manter a performance e o bom funcionamento, é hora de união.

*Sugestões embasadas nova MPV 927 de 22 de março de 2020.

Cuidar dos seus colaboradores é importante porque são as pessoas que estão ao seu lado agora e que provavelmente continuarão depois que tudo passar, você precisa estabelecer uma ótima relação com eles, pensando no seu retorno já.

3) Cuide dos seus clientes:

Cuidar dos seus clientes é uma obrigação da sua empresa, mesmo fora da quarentena, deveríamos estar cuidando deles.

Porém agora é fundamental cuidar, estar próximo com sua marca e sua academia. Precisa mostrar o valor da sua empresa para os clientes, mesmo à distância, o grande desafio é saber como fazer isso. Seguem algumas dicas:

1. Faça assistência a distância com vídeo aulas, mas muito cuidado pois você precisa mostrar algo de boa qualidade para seus clientes. Cuide com o áudio do vídeo a iluminação e o cenário, busque empatia com seu público. Existem plataformas prontas com ótima qualidade, adquirir uma reduz sua chance de erros, entrega algo rápido e testado para seus cliente, vale a pena olhar.

2. Os professores devem ser orientados em relação à condução das aulas em vídeo, essas aulas precisam ser explicativas, precisam ter opções para alunos iniciantes e avançados com demonstração de opção dos exercícios. Opte por usar professores que já tem um sucesso off line, teoricamente eles terão uma performance melhor.

3. Crie grupos de WhatsApp para assistir os clientes com aulas, dicas, conteúdo relevante sobre exercícios físicos e seus benefícios, montagem e periodização dos treinos, como se exercitar vai fazer bem para esse período de isolamento, explicar efeito EPOC, o que é e como funciona super compensação etc.

Atente para algumas peculiaridades do grupo:

A. Deve ser silenciado para os clientes e abrir em determinados horários para que os clientes possam compartilhar um check in do seu treino do dia. Isso pode ser feito por vídeo curto ou foto e até mesmo por um ok. Peça para colocar o check in nas suas redes sociais (lembre-se se você não tem no seu contrato a autorização do direto de imagem tome cuidado, um aceite via celular não basta).

B. Faça uma descrição do grupo com as regras e o motivo da existência do grupo, qual o propósito.

C. Abasteça o grupo todos os dias com conteúdo, mas cuide para não fica demais.

D. Faça desafios que engajam os clientes, nada melhor nesse momento do que ser conduzido, não precisar pensar muito no que treinar e também receber estímulo para manter-se ativo.

Cuidar dos seus clientes é importante porque entrega valor e pode ser a diferença entre ele continuar contribuindo para sua academia ou não.

4) Negocie:

Buscar negociações nesse momento é fundamental, já dizia do dito popular: “O não você já tem, vá em busca de um sim”.

Contate seus fornecedores o mais rápido possível e abra negociações referente a flexibilização de pagamentos, tendo em vista que você, com sua academia fechada está sem entrada de receita e também precisa honrar suas contas, principalmente com seus colaboradores.

Mas o que negociar? Quais são as dicas, seguem algumas:

1. Uma das primeiras contas a negociar deve ser o aluguel, se seu negócio está em um imóvel alugado.

2. Depois olhe para os impostos, primeiramente não pague, negocie depois, pois o momento não permitirá negociação imediata. Alguns impostos já estão sendo flexibilizados.

3. Seguindo uma linha negocie com fornecedores busque flexibilizar pois se você tem esse fornecedor é porque é importante para você.

4. Por último, caso precise você irá negociar com colaboradores, passando a eles as decisões que tomar em relação aos seus contratos.

Algumas dicas para negociar:

A. Ouça o outro lado primeiro, assim você pode tomar uma decisão mais assertiva entendendo o que o outro está pesando.

B. Para ouvir o outro lado use a arte de perguntar, pergunte expondo possibilidades e entenda o que o outro lado pensa a respeito. Muitas vezes os dois tem a mesma solução na cabeça.

C. Mantenha a calma, não entre em uma negociação nervoso ou estressado.

D. Prepare-se para negociar, faça os diversos cenários possíveis e quais seriam suas reações, mas lembre-se as vezes terá que usar o improviso, saiba improvisar também.

E. Faça os tópicos que irá abordar e lembre-se pegue a opinião do outro lado primeiro.

F. Entre na negociação confiante, negociar não é se rebaixar é achar em conjunto uma solução para algo. Uma solução que atenda de forma satisfatória os dois lados.

5) Use o tempo de parada para planejar:

Aproveite que terá um pouco mais de tempo nesse período e use para planejamento estratégico, não esqueça que mais cedo ou mais tarde você irá reabrir e precisará estar planejado.

Use esse momento para olhar setor por setor do seu negócio e desenhar ajustes, melhorar, fazer diferente, mais e melhor. Normalmente no dia-dia não o proprietário não tem tempo para fazer algo assim.

Seguem algumas dicas:

1. Use ferramentas de planejamento e coloque tudo no papel, documente tudo que desenvolver, uma boa ferramenta que pode usar é a matriz SWOT, ou FOFA em português. Trata-se de uma matriz onde você avalia pontos fortes; pontos fracos; oportunidades e ameaças seu negócio como um todo. Quando for realizar essa matriz é preciso que entenda que pontos fortes e fracos são internos, estão dentro do seu negócio e oportunidades e ameaças são externas, estão fora do seu negócio.
Pontos fortes devem ser potencializados; pontos fracos ajustados; oportunidades mapeadas para agir e ameaças minimizadas na medida do possível, também com ações.

2. Tenha um olhar de setor por setor, passe um revisão um “pente fino” em casa setor olhando o que pode ser ajustado, pode ser um bom momento para escrever um manual de conduta, atendimento e processos.

3. Junte tudo que construiu e faça um planejamento de ação, não basta diagnosticar você precisa agir e para isso precisa organizar as ações com prioridades, o que é mais importante e urgente que se faça agora. Pode usar uma ferramenta chamada 5W2H que determina o que fazer; quem fará (um responsável); onde será feito (setor, local); quando será feito (prazo); porque será feito (razão, motivos); como será feito (meios, protocolos) e quanto irá custar.

6) Você tem algumas alternativas para vender durante a pandemia:

Lembre-se, vender durante a pandemia não é maldade, desde que você tenha uma solução que ajude as pessoas, seja honesta e entregue valor, seguem algumas alternativas:

1. Consultoria: Você pode vender consultoria para os clientes que querem algo a mais dos treinos, inclusive levando equipamentos simples (higienizados) até casa dos clientes e também entregando um treino personalizado.

2. Locação de equipamentos: Algumas academias estão locando seus equipamentos como bikes e até esteiras e conseguindo uma receita.

3. Comercializar treinos online: Você pode comercializar os treinos online da sua academia para os clientes que queiram algo a mais, com uma consultoria nutricional online etc.

7) Coordene a sua volta:

Você com certeza não vai ficar para sempre fechado, pelo menos é o que esperamos, portanto começa desde já a organizar sua volta, em todos os sentidos, seguem alguma dicas:

1. Comunicação de marketing: Após passarmos a parte mais crítica de contaminação do vírus, ocorrerá uma grande valorização da vida humana o que inclui cuidar da saúde, estaremos em alta com as academias, as pessoas irão procurar cuidar mais da sua saúde por tudo que viveram recentemente. Minha dica é que você, desde já alinhe a comunicação de marketing da sua academia com esse viés, “valorize você e sua saúde, ter saúde não tem preço” “manter a saúde em dia não tem preço” “você está disposto a cuidar da sua saúde a partir de agora? Nós vamos te ajudar” são algumas chamadas que pode ser usadas.

2. Time treinado: Para voltar ainda melhor você deve ter feito o seu planejamento, mas é muito importante que seu time se mantenha treinando nesse período de quarentena, quando falo em treinamento não é da parte física, esse também deve estar em dia, mas sim treinamento dos processos (vendas, atendimento, processos etc.). Não deixe seu time voltar em ritmo lento. Mantenha o time próximo de você em reuniões periódicas e com treinamentos.

3. Arrume a academia: Aproveite a parada para arrumar o que precisa dentro da academia, claro desde que não seja uma obra muito grande. Faça uma grande faxina, mude equipamentos de lugar, otimize espaços, limpe gavetas, reveja papeladas sem serventia enfim, arrume a casa para receber suas maiores visitas, seus clientes.

8) Busque recursos financeiros:

Caso você precise de recursos financeiros para colocar seu caixa para rodar, já que vai ficar um tempo sem entradas e talvez alguns clientes fiquem inadimplentes ou ainda cancelem seu planejamentos, busque agora.

Isso mesmo enquanto todos estão preocupados com outras coisas busque as linhas de crédito já, estão sendo abertas algumas linhas de crédito especiais com bons juros, não deixe faltar para buscar pois isso depende de aprovação e burocracia.

Lembre-se na volta você precisará ter um esforço de vendas gigantesco para “correr atrás” do seu prejuízo, muitas vezes ter algum recurso financeiro da um certa tranquilidade para ajustar melhor as ações de vendas e obter uma performance melhor.

Espero ter ajudado proprietário, nesse momento tão delicado, estimo que possamos voltar as nossas atividades o mais breve possível.

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